Come Organizzare Riunioni Efficaci

Obiettivi

Comprendere quando indire una riunione riuscendo a individuare la tipologia di riunione più adatta ai propri obiettivi e presidiando i principali aspetti organizzativi.Temi

• Organizzare una riunione (quando e perché)
• Possibili obiettivi
• Principali tipologie
• Progettare una riunione

Pillole Informative

Il successo di una riunione dipende non solo da chi la organizza ma anche da chi vi partecipa. Sapere per i convocati su quali temi ci si aspetta un contributo e di che genere (opinione, decisione, idea innovativa, resoconto su una situazione…) consente loro di prepararsi adeguatamente e intervenire a proposito.

Quando ho bisogno di comunicare informazioni o dati devo sempre chiedermi “Perché voglio che queste informazioni siano diffuse con la riunione?”. Poiché le riunioni hanno un costo elevato, fare una riunione solo per comunicare dati potrebbe non essere la soluzione migliore: sarebbe preferibile usare una comunicazione scritta. La riunione ha senso invece se con quella comunicazione voglio ottenere altro, ad esempio, celebrare un risultato positivo, attenuare gli effetti di una notizia negativa gestendo nella riunione possibili polemiche…

Prima di indire una riunione è fondamentale definire quale sia l’obiettivo da raggiungere, cioè il risultato atteso perché è proprio l’obiettivo che poi determina il contenuto della riunione, la modalità di svolgimento, i partecipanti da convocare.

Stabilire con precisione cosa ci si attende da una riunione, comunicarlo a tutti i convocati è il primo passo fondamentale per evitare che durante lo svolgimento della stessa ci si perda in altri discorsi che seppur utili lasciano la sensazione che la riunione sia stata improduttiva.

Il tempo di per sé non è mai poco o troppo, dipende da cosa in quel tempo si deve fare: due ore sono un tempo congruo per 6 persone per decidere tra diverse alternative stabilite in precedenza; sono un tempo sufficiente per produrre, inventare le alternative e poi sceglierle; sono un tempo assai stretto per discutere e confrontarsi da zero su tutta la questione motivazionale.

Cos’è una riunione

Comunemente, quando si fa riferimento a una riunione, in un’organizzazione, si intende una situazione in cui più persone si incontrano fisicamente nello stesso tempo e luogo e discutono per raggiungere insieme un obiettivo comune come ad esempio prendere decisioni, comprendere un cambiamento organizzativo, divulgare informazioni.

La riunione in questo senso è uno strumento di lavoro molto usato nelle organizzazioni, talvolta se ne fa un abuso oppure lo si usa impropriamente e come tale diventa fonte di frustrazioni e noia.

Tuttavia è e rimane un importante strumento organizzativo che svolge un’importante funzione di integrazione. Lo stesso termine riunione infatti fa riferimento al fatto di ri-unire, ovvero di rimettere insieme ciò che era stato diviso per esigenze produttive e recuperare unità. La riunione di fatto, è un luogo di ricomposizione organizzativa dove il singolo individuo può raccordarsi con l’organizzazione nel suo complesso attraverso il gruppo che si riunisce. Il soggetto centrale della riunione è il gruppo, l’insieme delle persone convocate che, discutendo, scambiandosi informazioni su una o più questioni possono di nuovo riallinearsi tra loro e così facendo raccordarsi con l’organizzazione di cui fanno parte.

Caratteristiche salienti di una riunione

Valutare se la riunione è necessaria

In base agli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere si possono distinguere diversi tipi di riunione. Una comune categorizzazione è suddividere le riunioni in quattro grandi tipologie: informativa, consultiva, decisionale e creativa. Ognuna di queste tipologie è caratterizzata da certi tipi di obiettivi, ritmi di lavoro, fattori critici, stili di conduzione o coordinamento. Ci sono poi altri tipi di riunione: briefing, riunione di kick off, riunione evento, focus group.

Briefing
Riunione lampo in cui si comunicano ai partecipanti le informazioni e le istruzioni relative a un determinato compito che viene loro affidato.

Riunioni evento
Sono riunioni extra tavolo, incontri assembleari costruiti per simboleggiare e rappresentare collettivamente qualcosa: solitamente nuovi valori o nuovi prodotti. Si tratta di riunioni con forte impatto d’immagine e rappresentazione scenica; sono caratterizzati da un’alta valenza rituale.

Riunione di kick off
Annuncia l’avvio ufficiale del progetto a tutte le persone coinvolte nello stesso: il team del progetto, il responsabile dell’iniziativa, il gruppo di conduzione e di sostegno (se presenti) ed eventuali partner partecipanti.

Focus group
Metodo qualitativo di ricerca attraverso il quale un gruppo di persone è invitato a parlare e a confrontarsi su uno specifico argomento, ad esempio un prodotto. È utile per acquisire informazioni su cosa e come le persone pensano riguardo uno specifico tema.

Nelle riunioni informative gli obiettivi sono fornire dati, informazioni e/o conoscenze. Sono riunioni centrate sul passaggio di informazioni, laddove le informazioni possono essere possedute da uno solo del gruppo o da tutti anche se ne posseggono una parte. Nel primo caso il numero dei partecipanti può anche essere ampio; nel secondo caso è importante che tutti coloro che posseggono i dati li possano esporre a chi non li possiede e coloro che non li posseggono possano ascoltare e fare domande per chiarire punti oscuri e ambiguità. Il ritmo (il ritmo non va confuso con il tempo: a parità di tempo disponibile una riunione può avere un ritmo veloce o lento. Ritmo è la velocità con cui si svolgono gli eventi. In una riunione il ritmo è lento quando i partecipanti producono diverse riflessioni sullo stesso argomento/tema, mentre può essere veloce quando diversi temi e argomenti si succedono rapidamente senza la possibilità di soffermarcisi) in genere è piuttosto lento per dare modo ai partecipanti di recepire e apprendere.

Le riunioni informative non vanno sottovalutate e rispetto a esse occorre sempre riflettere sul vero risultato da ottenere ponendosi la domanda: “Perché voglio che queste informazioni siano diffuse con la riunione?”. La risposta può essere, ad esempio, per creare una rappresentazione comune (si parla di rappresentazione comune perché il presupposto è che ognuno di noi ha un suo modo di osservare e comprendere la realtà. Il mio punto di vista è semplicemente una personalissima interpretazione della realtà creata dalle mie esperienze: famiglia, educazione, amici, interessi politici, religione, ambiente di lavoro. Quindi uno stesso evento può essere osservato, vissuto e compreso, cioè rappresentato, diversamente dalle persone. Una rappresentazione comune degli eventi, per questo non può mai essere data per scontata, piuttosto è il risultato di un confronto fra diversi punti di vista.) in relazione a un aspetto lavorativo: con la riunione, differentemente da una mail, si aumenta la probabilità che le informazioni siano non solo capite, ma che siano capite allo stesso modo perché tutti ricevono lo stesso tipo di messaggio e ciascuno è partecipe alle domande reciprocamente poste. Oppure un’altra risposta potrebbe essere per celebrare un risultato positivo, ma attenzione, una riunione di fine anno di presentazione dei risultati economici positivi aziendali, non può avere come scopo solo quello di comunicare i risultati perché converrebbe una comunicazione scritta; il reale risultato potrebbe essere invece far vivere ai partecipanti il successo, i risultati positivi, come un risultato del loro contributo.

Nella riunione consultiva l’obiettivo è raccogliere pareri e opinioni su determinate questioni. È fondamentale ascoltare il parere di tutti e favorire la massima apertura dei partecipanti.

È utile esplicitare cosa verrà fatto dei pareri richiesti ed espressi: ciò da maggior senso alla riunione e può indirizzare a una maggiore concretezza.
Un esempio: “L’obiettivo della riunione è riconoscere i punti forti e deboli rispetto all’andamento del progetto X… Ci impegneremo in un’attività di confronto in cui ciascuno sarà invitato a esprimere le proprie opinioni. Individueremo gli aspetti su cui c’è maggior consenso. Più avanti poi ci impegneremo a trovare soluzioni che consentano di ridurre i punti deboli…”.

Spesso tali riunioni sono propedeutiche a riunioni decisionali. A seconda dell’argomento trattato possono essere riunioni ad alta tensione. Se nelle riunioni di tipo informativo il numero dei partecipanti può anche essere ampio, se non tutti debbono informare, in queste riunioni invece si suggerisce di evitare un numero di partecipanti superiore a 7.

Una volta verificata la necessità della riunione e articolati gli obiettivi specifici, si può iniziare a progettare e organizzare la riunione. La strutturazione formale della riunione è un requisito fondamentale per ottenere una riunione produttiva.
I passi essenziali da compiere per organizzare e strutturare una riunione sono:

• identificare i partecipanti;
• definire il luogo, la data e la durata della riunione;
• definire l’ordine del giorno;
• informare i partecipanti;
• allestire propriamente il luogo della riunione.

I partecipanti
La scelta dei partecipanti alla riunione deve privilegiare tutti coloro che possono dare il migliore contributo. Questo principio può sembrare teorico e di difficile applicazione perché per mantenere degli equilibri interni spesso si invitano alla riunione persone poco informate e non preparate a discutere le tematiche: ciò alla lunga può essere controproducente. È, invece, preferibile prima di tutto identificare i partecipanti chiave, vale a dire coloro la cui assenza si ripercuoterebbe negativamente sui risultati della riunione e i partecipanti “sponsor”, ossia quelli a cui vogliamo affidare un ruolo in riunione, ad esempio, una breve presentazione, una testimonianza.