Project Management – La gestione del progetto e le sue attività
Obiettivi
Sviluppare le conoscenze di base sulla disciplina del project management. Comprendere le logiche della work breakdown structure e il suo ruolo nella pianificazione del progetto. Conoscere le problematiche di gestione del progetto nel rispetto dei suoi molteplici vincoli.
Temi
- Progetto e gestione del progetto (concetti fondamentali)
- Vincoli di un progetto e problematiche gestionali
- Project management come disciplina manageriale
- Work breakdown structure
- Gestione del progetto (scopo, tempo, costi, risorse, qualità e rischi)
- Gestione degli stakeholder e della comunicazione
Pillole Informative
Il project management è la disciplina manageriale che si interessa della gestione dei progetti e si occupa dei suoi molteplici aspetti tecnici, gestionali e organizzativi. Questa disciplina comprende un insieme di conoscenze, metodologie, tecniche e strumenti da utilizzare per condurre con successo un progetto in diversi ambiti di intervento.
La WBS (Work Breakdown Structure) è una struttura in cui il progetto viene progressivamente articolato, attraverso la scomposizione in parti più piccole legate tra loro da connessioni logiche. Il processo prevede di arrivare a un frazionamento in attività elementari, le cosiddette task, più semplici da organizzare, gestire e monitorare. La WBS è strettamente collegata con i vincoli di un progetto.
Ogni progetto è sottoposto a molteplici vincoli, di cui occorre tener conto contemporaneamente, sia nella pianificazione, sia nella sua esecuzione e nel monitoraggio.
Anche se è evidente che i vincoli del progetto sono particolarmente impegnativi, è possibile sia pianificare le attività del progetto sia organizzare le risorse necessarie, in modo diverso, riducendo sensibilmente i costi complessivi. Una buona pianificazione dovrebbe tenere in considerazione, in modo equilibrato, tutti i vincoli. A scopo esemplificativo, si possono pianificare diversamente i servizi accessori che, a seguito di opportune analisi, risultano meno importanti nella percezione del cliente. Ad esempio, si può scegliere una location alternativa che garantisca comfort elevati con costi minori, si può semplificare il servizio di ristorazione o modificare le condizioni di gratuità per gli ospiti di alcuni servizi alberghieri (bar, palestra, area benessere ecc.). Si può scegliere una diversa modalità di gestione del materiale didattico, per esempio, consegnando ai partecipanti i file su una pen drive personalizzata, eliminando le onerose stampe colorate su carta pregiata. Inoltre si può organizzare il calendario didattico riducendo i costi di trasferta dei docenti, pianificando gli interventi dello stesso docente in due giorni consecutivi e prenotando con congruo anticipo i voli aerei ecc.
Probabilmente non sarà possibile realizzare il servizio con i consueti standard elevati e con costi sensibilmente ridotti. Prima di fare una nuova proposta al cliente è opportuno verificare se il progetto può essere pianificato in modo diverso, con costi inferiori. Dopo aver approfondito le diverse ipotesi, qualora non fosse possibile rispettare tutti i vincoli posti, può essere opportuno chiedere al cliente di modificare il budget o di rinunciare ad alcuni elementi progettuali ritenuti di minore importanza, concordando la soluzione più opportuna.
Il progetto e la sua gestione: concetti fondamentali
La gestione di un progetto di successo
Per gestire un progetto senza fallire è necessario considerare simultaneamente tutti i suoi vincoli, in modo da poter organizzare con accuratezza le attività necessarie, coordinarle e condurle in maniera ottimale.
Un progetto può dirsi di successo se raggiunge gli obiettivi prefissati, nei tempi stabiliti, con costi che non eccedono il budget fissato, utilizzando le sole risorse limitate assegnate e nel rispetto dei requisiti qualitativi stabiliti, gestendo con attenzione anche i rischi del progetto durante tutte le sue fasi di realizzazione.
Non è raro, tuttavia, che i progetti vengano abbandonati in fase di realizzazione o che giungano alla conclusione senza aver raggiunto pienamente gli obiettivi prefissati; talvolta richiedono dilazioni temporali, costi maggiori rispetto a quelli previsti nel budget, risorse aggiuntive rispetto a quelle programmate, ecc.
È dunque evidente che un progetto di successo richiede innanzitutto una pianificazionemolto accurata delle sue attività, una conduzione estremamente attenta e un monitoraggio continuo che supporti la gestione fino alla sua conclusione.
I vincoli di un progetto e le WBS (Work Breakdown Structure)
Il controllo simultaneo dei molteplici vincoli del progetto e delle loro interazioni rende la gestione particolarmente complessa.
Ciò è dovuto al fatto che i vincoli sono strettamente collegati tra loro e spesso interagiscono agendo in direzioni opposte sul successo del progetto.
Infatti, sin dalla fase di pianificazione delle attività, considerare e bilanciare in maniera ottimale le diverse esigenze per raggiungere gli obiettivi, utilizzando risorse limitate, in tempi ristretti e con standard qualitativi elevati, non è affatto semplice. Ad esempio, una restrizione dei tempi richiede spesso risorse e costi aggiuntivi, oppure comporta una limitazione degli obiettivi da raggiungere, o espone il progetto a maggiori rischi.
Un aspetto particolarmente delicato della gestione del progetto è la sua scomposizionein una struttura di attività logicamente interconnesse: la WBS (Work Breakdown Structure).
L’articolazione del progetto in attività e la conseguente creazione di una struttura in cui il progetto, con le sue diverse variabili, viene scomposto e dettagliato richiede competenze multidisciplinari di tipo tecnico, gestionale e organizzativo.
Trasversalità
Il project management si articola in numerosi processi trasversali a tutte le fasi del progetto, gestendo i suoi vincoli e le sue variabili fondamentali.
Applicazione
È importante tenere in considerazione che le logiche fondamentali del project management, e dunque dei suoi processi, si applicano a qualsiasi progetto, in qualsiasi ambito di intervento.
Raggruppamenti fondamentali
In generale si individuano alcuni raggruppamenti fondamentali dei processi di project management: processi di avvio, di pianificazione, di esecuzione, di monitoraggio e controllo e, infine, di chiusura.
La gestione dello scopo di un progetto
Tra le attività di gestione di un progetto, la gestione dello scopo è evidentemente trasversale all’intero progetto, sin dalla sua ideazione e fino alla sua conclusione.
Lo scopo del progetto è delineato nel project charter, documento preliminare la cui approvazione dà l’avvio formale al progetto. Successivamente viene definito in modo più preciso nel project plan e nel project management plan (è un documento formale, sottoposto ad approvazione, che definisce come il progetto verrà condotto, monitorato e controllato), entrambi documenti di pianificazione che definiscono gli aspetti di dettaglio per condurre e monitorare il progetto.
Lo scopo del progetto è il filo conduttore della WBS.
Nella scomposizione del progetto, infatti, l’attenzione è costantemente focalizzata sullo scopo perseguito, che viene a sua volta suddiviso in parti e in obiettivi di dettaglio. La WBS, pertanto, non è una mera elencazione di attività da svolgere, ma un’articolazione logico-funzionale dello scopo del progetto nelle diverse parti che lo compongono.
Il suo monitoraggio è dunque costante durante l’intera conduzione del progetto: non è raro infatti che, per varie ragioni, si devii dallo scopo iniziale.
La gestione dei tempi di un progetto
La variabile tempo è un vincolo fondamentale e richiede un’accurata pianificazione, gestione e monitoraggio.
La durata di massima del progetto è definita nel project charter. I dettagli sono precisati invece nella documentazione di pianificazione. In essa sono riportati i tempi di realizzazione dei vari step, con le relative scadenze associate ai principali traguardi da raggiungere, le cosiddette milestone (significa letteralmente pietra miliare. Le milestone sono le date significative e i traguardi in un progetto. Sono definite accuratamente nelle fasi di pianificazione e confrontate con le date consuntive e i traguardi raggiunti).
La programmazione temporale in un progetto (scheduling, è la programmazione temporale del progetto, cioè la definizione del momento d’inizio e di fine delle diverse attività. Indica delle date pianificate per il raggiungimento delle milestone) riveste un’importanza particolarmente critica; si pensi ad esempio alla scelta di svolgere le attività in sequenza o in parallelo, che determina conseguenze importanti sulla durata complessiva, ma anche sulle risorse coinvolte, sui costi e sui rischi del progetto.
Nella definizione delle WBS è necessario dunque considerare adeguatamente la variabile del tempo, poiché a ciascuna parte in cui il progetto è stato scomposto sarà associata una durata per la realizzazione ed una scadenza più o meno vincolante.
La gestione dei costi di un progetto
La gestione delle risorse di un progetto
La gestione delle risorse e la relativa organizzazione sono elementi cruciali per il successo di un progetto.
La stima delle risorse necessarie è strettamente associata alla definizione delle attività del progetto e alla programmazione delle stesse, con la definizione della sequenzadelle attività.
Si tratta in primo luogo di risorse umane, ma anche strumentali, materiali e immateriali, software, informazioni ed altre risorse che possono essere necessarie, per varie ragioni, per la conduzione del progetto.
Le risorse umane dedicate al progetto sono organizzate in un project team, coordinato e supervisionato da un project manager. Quando le dimensioni del team sono particolarmente grandi e/o quando il progetto è particolarmente complesso, è possibile prevedere un livello intermedio di coordinamento, inserendo diversi team leader che coordinano sottogruppi specifici all’interno del project team.
La gestione della qualità di un progetto
La qualità è accuratamente gestita durante l’intero progetto.
È pianificata in fase iniziale, in un apposito quality plan, gestita attraverso le attività del progetto, monitorata durante l’esecuzione e verificata periodicamente, valutando la qualità dei deliverable (è il risultato, o un insieme di risultati, tangibile di un progetto o di una sua fase. Può essere rappresentato da un manufatto, da documenti, da specifiche, ecc… i deliverable sono definiti accuratamente nelle fasi di pianificazione del progetto e, quando effettivamente realizzati, sono confrontati con quelli inizialmente previsti per valutare l’avanzamento del progetto e di ciascuna delle sue fasi.) intermedi e dei deliverable finali.
Questi sono generalmente definiti come i risultati tangibili di un progetto o di una sua fase intermedia, rappresentati da manufatti, documenti, specifiche o altri risultati tangibili, in relazione alla tipologia del progetto e ai suoi scopi.
Il piano della qualità definisce i requisiti e gli standard, applicabili non solo al progetto, ma anche ai suoi deliverable, e indica come saranno rispettati in relazione agli obiettivi prefissati.
Inoltre, sono definiti anche i criteri di valutazione della qualità dei deliverable, in quanto questa rappresenta un aspetto fondamentale per il successo di un progetto.
I requisiti qualitativi del progetto, con i relativi vincoli, dovrebbero essere adeguatamente considerati nella creazione delle WBS.
La gestione dei rischi di un progetto
Nessuna attività è esente da rischi, che possono avere un impatto negativo, ma anche positivo, sul raggiungimento dei risultati desiderati.
Una gestione appropriata del progetto richiede l’identificazione dei rischi, la loro conseguente valutazione, la pianificazione delle misure da adottare per trattarli, evitarli e/o mitigarli. Diventa dunque necessario tenerli sotto controllo durante la conduzione di tutte le attività del progetto.
I rischi sono insiti naturalmente nel progetto e la definizione delle WBS non può ignorarli; infatti i rischi possono variare anche in relazione alle scelte adottate con la suddivisione del progetto nelle diverse attività e con la pianificazione delle attività in cui il progetto è stato scomposto.
La gestione degli stakeholder del progetto
Gli stakeholder sono le persone e le organizzazioni che hanno un interesse attuale o potenziale nel progetto, o una qualsiasi forma di coinvolgimento nello stesso.
Possono avere un’influenza, spesso molto rilevante, sul progetto e possono essere a loro volta influenzati dal progetto e dai relativi impatti, sia positivamente sia negativamente.
Al pari delle altre attività realizzate nella conduzione di un progetto, la gestione degli stakeholder rappresenta un aspetto molto delicato. Schematizzando, richiede:
- un’accurata identificazione degli stakeholder del progetto;
- la valutazione della loro rilevanza per il successo del progetto;
- l’individuazione delle esigenze e delle aspettative da considerare;
- la valutazione dei relativi vincoli che possono condizionare l’attuazione del progetto e i suoi risultati.
La definizione delle WBS deve tenere in considerazione i vincoli, positivi e negativi, relativi ai principali stakeholder del progetto.
La gestione della comunicazione del progetto
La gestione della comunicazione del progetto rappresenta un ulteriore processo trasversale all’intera conduzione del progetto.
La comunicazione, rivolta ai diversi stakeholder, interni ed esterni all’impresa (o altra organizzazione) che conduce il progetto, deve considerare contemporaneamente diverse esigenze, talvolta contrapposte, di informazione e di riservatezza su aspetti di maggiore delicatezza, ma anche di coinvolgimento e di orientamento positivo delle opinioni sul progetto, nonché di rendicontazione trasparente sul progetto, sulle risorse coinvolte ed utilizzate, sugli obiettivi, sui risultati conseguiti e sugli impatti, soprattutto verso alcune tipologie di stakeholder esterni rilevanti.
Come i diversi aspetti esaminati della gestione di un progetto, anche la comunicazioneva accuratamente pianificata, predisponendo un piano di comunicazione nell’ambito dei processi di pianificazione del progetto; la comunicazione inoltre va gestita e monitorata con attenzione durante tutte le fasi della conduzione del progetto.
Essa infine tiene conto della scomposizione del progetto nelle sue diverse parti e attività, con l’articolazione della WBS adottata.
La gestione del progetto e le sue attività
In questa sessione di studio hai sviluppato le conoscenze di base sulla disciplina del project management.
Dopo aver affrontato alcuni concetti fondamentali del progetto e della sua gestione, hai conosciuto alcuni aspetti del project management come disciplina manageriale.
Hai studiato le logiche della work breakdown structure e il suo ruolo nella pianificazione del progetto.
Hai studiato le problematiche della gestione del progetto nel rispetto dei suoi molteplici vincoli, approfondendo la gestione dello scopo, dei tempi, dei costi, delle risorse, della qualità e dei rischi del progetto.
Infine hai conosciuto la gestione degli stakeholder e della comunicazione del progetto.
In particolare, hai affrontato i seguenti argomenti:
- progetto e gestione del progetto (concetti fondamentali)
- vincoli di un progetto e problematiche gestionali
- project management come disciplina manageriale
- work breakdown structure
- gestione del progetto (scopo, tempo, costi, risorse, qualità e rischi)
- gestione degli stakeholder e della comunicazione
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