Project Management – Il progetto e la sua organizzazione

Project Management – Il progetto e la sua organizzazione

Obiettivi
Acquisire le conoscenze di base del project management. Conoscere l’organizzazione specifica dei progetti e capire come esse si collocano nel sistema organizzativo aziendale. Studiare alcuni modelli organizzativi e le loro relazioni con il project management. Comprendere l’organizzazione interna del team di progetto e la relativa gestione.

Temi

• Progetto e project management
• Modelli organizzativi aziendali e relazioni con il project management
• Organizzazione specifica di progetto
• Project team: ruoli e criteri di formazione del team
• Project manager e team leader
• Gestione dei conflitti nel team

Un buon team di progetto è indispensabile per il successo dell’intero progetto. Avere le persone giuste al posto giusto è una condizione imprescindibile. Pertanto occorre capire il fabbisogno di competenze nel team e individuare le persone che presentino le competenze necessarie per lo specifico progetto. Probabilmente non serve un contabile, perché la gestione del budget è di competenza del project manager ed è integrata con gli altri processi di project management; non serve neppure un addetto alla comunicazione con gli stakeholder, perché anche questo processo è gestito in modo integrato con altri processi e generalmente il ruolo di interfaccia con l’esterno è ricoperto dal project manager.

Se si desidera che il progetto abbia le condizioni favorevoli per avere successo, occorre avere un team competente e nello stesso tempo evitare contrasti con lo sponsor del progetto. Riportare la questione su elementi oggettivi, cioè le competenze necessarie, con le relative motivazioni, può aiutare a ristabilire un clima di collaborazione e a mitigare il conflitto nascente. Un buon project manager dovrebbe essere anche un abile negoziatore e un attento gestore di situazioni conflittuali.

Gli obiettivi di un progetto si collocano, normalmente, all’interno di obiettivi aziendali più ampi. Talvolta gli obiettivi personali possono essere contrastanti con gli obiettivi comuni, o semplicemente i punti di vista possono essere divergenti. Un manager esperto sa bene che in queste situazioni bisogna bilanciare le esigenze contrapposte e mediare le posizioni contrastanti, in linea con gli obiettivi più ampi perseguiti, pervenendo ad una soluzione condivisa. Una contrapposizione frontale tra visioni diverse non sarebbe vantaggiosa per nessuno e danneggerebbe anche l’azienda e il suo committente.

Il progetto e le sue caratteristiche

Un progetto è un insieme di attività, complesse e interrelate, svolte per conseguire un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi coordinati e sinergici, entro un determinato tempo e con un ammontare definito e limitato di risorse disponibili, che comprendono ad esempio le risorse finanziarie, umane e strumentali.

Gli elementi caratteristici di un progetto sono, pertanto, la temporaneità, la finalizzazione a un determinato obiettivo perseguito, la specificità rispetto ad altri progetti, l’organizzazione specifica del progetto e, infine, le limitazioni temporali, finanziarie, di personale e di altra natura.

Particolare importanza assumono i vincoli, di cui occorre tenere conto adeguatamente sin dalle fasi iniziali di organizzazione di un progetto. I principali vincoli di un progettosono: lo scopo, il tempo e i costi. Tuttavia ne esistono altri molto importanti: le risorsedisponibili, la qualità e i rischi del progetto.

Tali vincoli sono interconnessi, quindi i cambiamenti nelle condizioni di uno si riflettono sugli altri. Nell’organizzazione di un progetto occorre prestare grande attenzione alla gestione delle relazioni tra i vincoli del progetto.

 Il ciclo di vita di un progetto

Un progetto è per sua natura temporaneo, cioè ha sempre un inizio ed una fine definiti, anche se questo non significa che la sua durata debba essere necessariamente breve.
Un progetto di successo termina quando i suoi obiettivi sono stati raggiunti, nel rispetto delle scadenze stabilite e degli altri vincoli del progetto; tuttavia alcuni progetti falliscono per varie ragioni e terminano senza aver raggiunto gli obiettivi.

Tra l’inizio e la fine di un progetto vi sono diverse fasi intermedie, che possono essere variamente configurate a seconda della complessità del progetto e delle relative scelte organizzative.
Generalmente le fasi di un progetto sono le seguenti:

• ideazione e avvio del progetto;
• organizzazione e pianificazione;
• esecuzione;
• chiusura del progetto.

Tali fasi nella vita di un progetto compongono il cosiddetto ciclo di vita del progetto.

I processi del project management

Per condurre con successo un progetto, occorre pianificare e gestire numerosi aspetti, lungo l’intero ciclo di vita del progetto. La gestione dei progetti, infatti, richiede una grande attenzione a molteplici aspetti tecnici ed organizzativi, utilizzando conoscenze, competenze, strumenti e tecniche nelle diverse attività del progetto, con il fine di raggiungere gli obiettivi del progetto, nel rispetto dei requisiti e dei vincoli del progetto.

Il project management, quindi, ha al suo interno numerosi processi (è un insieme di attività, correlate o interagenti, che trasformano input, o elementi in ingresso, in output, o elementi in uscita o risultati) di gestione, applicabili a qualsiasi tipologia di progetto, seppure con un livello di approfondimento rapportato alla complessità del progetto.
In generale si individuano alcuni gruppi di processi di project management: processi di avvio, di pianificazione, di esecuzione, di monitoraggio e controllo e, infine, processi di chiusura.

Non bisogna confondere i processi di project management con le fasi del ciclo di vita del progetto, poiché i processi di project management si applicano anche alle diverse fasi del progetto. Ad esempio, i processi di avvio e quelli di chiusura si applicano, rispettivamente, non solo all’avvio e alla chiusura dell’intero progetto, ma anche all’avvio e alla chiusura delle singole fasi all’interno dello stesso.

Il project management e l’operation management

Il project management, come abbiamo visto, richiede la gestione di numerosi processi; inoltre utilizza una determinata organizzazione, costi precisamente assegnati al progetto (con il budget di progetto) e risorse specifiche. All’interno di un’azienda, dunque, coesistono normalmente i progetti e le attività ordinarie di gestione aziendale.

I punti di contatto e le interdipendenze tra project management e operation management, cioè la gestione delle attività ordinarie aziendali, sono in realtà moltissimi e vanno gestiti con grande attenzione.

È importante tuttavia distinguere concettualmente il project management dalla gestione operativa.

Project management: Riguarda specifici progetti, finalizzati al raggiungimento di obiettivi specifici, con risorse dedicate e limitate e con vincoli specifici.

Operation management: Queste attività sono per loro natura continuative, volte al raggiungimento di obiettivi generali, utilizzano risorse umane stabilmente a disposizione dell’azienda e con ruoli ben definiti anche sotto il profilo gerarchico-funzionale, utilizzano risorse economico-finanziarie definite nel budget aziendale, sono sottoposte ai vincoli generali di gestione dell’azienda.

Il project management e le strutture organizzative aziendali

Il modello organizzativo aziendale più diffuso è la struttura gerarchico-funzionale, rappresentata da organigrammi che definiscono i rapporti di autorità, nell’ottica della dipendenza gerarchica, e di responsabilità all’interno dell’impresa, nell’ottica dell’articolazione delle diverse aree funzionali, quali ad esempio, le aree amministrazione, finanza, controllo di gestione, marketing, personale, acquisiti, ricerca e sviluppo, qualità, produzione, a loro volta articolate in reparti, uffici, e via dicendo.

Le strutture organizzative sono attraversate da processi, che generalmente coinvolgono più funzioni aziendali, con cui l’azienda lavora quotidianamente: i processi strategici, i processi operativi, i processi di gestione.

I project team, che sono per loro natura temporanei, sono generalmente interfunzionali, cioè coinvolgono persone appartenenti a diverse aree funzionali aziendali e si innestano normalmente su una struttura organizzativa già esistente, che permane indipendentemente dal progetto.
Spesso i project team coinvolgono esperti esterni all’impresa, con incarichi specifici e temporanei.

L’organizzazione di progetto nel sistema organizzativo aziendale

I modelli organizzativi specifici per la gestione dei progetti

Sebbene il modello organizzativo più diffuso, soprattutto nelle imprese di maggiori dimensioni, sia quello gerarchico-funzionale, spesso vengono adottati modelli organizzativi specifici che facilitano la gestione dei progetti.

Si tratta ad esempio della struttura organizzativa a matrice, dove è presente comunque la specializzazione per funzioni aziendali, ciascuna delle quali è guidata da un manager di funzione (o di line), ma viene incoraggiata anche l’interfunzionalità a supporto di specifici progetti, guidati da project manager con specifiche competenze, responsabilità e autorità.
La ripartizione dei poteri e delle responsabilità tra manager di funzione e project manager può essere variamente articolata, pur ponendo non semplici difficoltà di coordinamento.

Vi sono anche strutture organizzative pensate per la gestione dei progetti, con modelli definiti appunto per progetti, dove la trasversalità tra le funzioni è spinta al massimo e i livelli gerarchici sono ridotti al minimo. Si tratta di strutture organizzative piatte e molto flessibili, modellate attorno ai diversi progetti gestiti e ai relativi team, talvolta con il coordinamento di un project management office.

Il project team

Spostiamo ora l’attenzione dal modello organizzativo aziendale, all’interno del quale si collocano i diversi project manager con i relativi team di progetto, al singolo team di progetto, per individuarne alcuni aspetti organizzativi importanti.

Composizione
Il team di progetto è generalmente multidisciplinare, spesso interfunzionale e talvolta misto, cioè composto da membri interni all’organizzazione e da membri esperti esterni.

Scopo
Lo scopo del team di progetto è quello di condurre, con successo, uno specifico progetto, al termine del quale il team sarà presumibilmente sciolto per riallocarne le risorse in altre attività o altri progetti.

Coordinamento
Il team è coordinato da un project manager, il quale non necessariamente è gerarchicamente sovraordinato agli altri membri del team. Il team può essere più o meno numeroso a seconda della complessità del progetto; laddove necessario sono individuate delle figure intermedie tra il project manager e i membri del team, creando dei sottogruppi ciascuno dei quali è coordinato da un team leader.

I criteri di formazione del project team

Scegliere le persone giuste, con le necessarie competenze tecniche e trasversali (soft skills), è di vitale importanza per il successo di un progetto. I criteri di formazione del team possono essere diversi e possono prevedere, ad esempio, la designazione dei membri da parte dello sponsor (lo sponsor è una figura, interna o esterna all’organizzazione, che supporta, finanziariamente e non solo, la realizzazione del progetto durante tutte le sue fasi. È uno stakeholder di progetto molto importante e influente) del progetto, la candidatura volontaria delle persone interessate, la nomina di alcuni individui particolarmente competenti per il progetto da parte degli stakeholder (gli stakeholder sono generalmente le persone o le organizzazioni che hanno un interesse o un coinvolgimento nel progetto, o che possono influenzarlo, o che possono esserne influenzate, realmente o solo potenzialmente) specificatamente interessati al successo del progetto, e via di seguito.

Qualunque criterio si adotti, è necessario che i membri del team abbiano adeguate competenze tecniche, organizzative, relazionali, con una spiccata capacità di problem solving e attitudine al lavoro di squadra.

Un buon project team, oltre ad essere competente e disponibile, dovrebbe condividere l’impegno verso un obiettivo comune, allineando gli obiettivi del progetto a quelli dell’intera organizzazione e a quelli personali.
L’intero team dovrebbe favorire lo sviluppo di un ambiente favorevole, in cui ognuno contribuisce attivamente e da cui ognuno trae benefici per svolgere con successo il proprio lavoro.

Il project manager

Il team leader e i membri del team

Se il project manager svolge un ruolo cruciale per il successo del progetto, non è da sottovalutare l’importanza del contributo di tutti i membri del team e delle eventuali figure di coordinamento intermedio: i team leader.

Il team leader, dunque, è una figura distinta dal project manager nei progetti particolarmente complessi o di dimensioni maggiori e riporta direttamente al project manager. Nei progetti più semplici, invece, il ruolo di team leader è ricoperto direttamente dal project manager.

Il team leader assume il ruolo di iniziatore, ascoltatore, allenatore, negoziatore, modello da imitare, ma anche di collaboratore nelle attività svolte all’interno del gruppo di lavoro.

Il team leader comunica regolarmente al project manager i progressi e gli eventuali problemi, valuta periodicamente l’avanzamento del progetto e il punto di vista dei membri del team, si assicura che tutti contribuiscano attivamente alle attività e tutti abbiano la possibilità di esprimere il proprio potenziale e le proprie opinioni, svolgedirettamente alcune attività del progetto.
Per prevenire eventuali conflitti è molto importante definire chiaramente i criteri da adottare nel processo decisionale all’interno del team.

La gestione dei conflitti

Anche se la selezione dei membri del team è effettuata con accuratezza e se l’organizzazione delle attività è ineccepibile, spesso accade che nel team di progetto si verifichino situazioni conflittuali di vario tipo: conflitti tecnici, organizzativi, gestionali e, spesso, puramente relazionali.

Le cause delle situazioni conflittuali possono essere le più disparate, come l’esiguità di risorse umane e/o finanziarie, il sovraccarico di lavoro gravante su alcune risorse umane, la sottostima dei costi per le diverse attività, l’errata schedulazione delle attività, i ritardi e la ricerca delle relative cause, relazioni interpersonali difficili per ragioni anche esterne all’ambito del progetto.

Il project manager svolge un ruolo chiave nella mediazione dei conflitti, per evitare che possano degenerare compromettendo il raggiungimento degli obiettivi.

I conflitti possono essere gestiti con varie soluzioni, come la rinuncia, l’attenuazione(ridimensionando le aree di divergenza e valorizzando quelle di accordo), il compromesso (con la disponibilità reciproca a cedere qualcosa), la pressione(cercando di far valere la propria opinione) o il confronto (analizzando il conflitto per pervenire ad un punto di incontro).