Come Gestire le Riunioni Efficaci
Obiettivi
Conoscere le azioni utili da compiere durante una riunione, nei momenti di apertura, svolgimento e chiusura, e dopo la riunione. Comprendere l’utilità del coordinamento e le azioni che lo realizzano.
Temi
- Fasi della riunione (apertura, fase centrale, chiusura)
- Attività post-riunione (verbale, analisi critica, piano d’azione)
- Coordinamento (caratteristiche, criticità)
Pillole informative
È fondamentale ripetere sempre l’obiettivo della riunione perché di fatto è il motivo per cui si è riuniti, per cui si lavora insieme e il risultato da raggiungere.
Chi deve redigere il verbale? Può redigerlo chiunque dei partecipanti, il coordinatore il segretario ecc., dipende molto dall’organizzazione e dal tipo di riunione.
Finita la riunione: È utile monitorare il piano d’azione concordato e fare l’analisi critica della riunione. Ci sono comunque delle azioni che è utile fare per non disperdere il lavoro fatto in riunione.
Si corrono più rischi di de-responsabilizzazione quando il coordinamento è nelle mani di uno che non quando è nelle mani di molti o di tutti.
Il coordinamento può essere affidato a una sola persona oppure a molti o a tutti i partecipanti.
Il coordinamento diffuso è un ottima modo di organizzare il coordinamento ma richiede alcune condizioni tra cui il fatto che le stesse persone sanno di dover portare avanti un progetto e che per farlo debbono riunirsi periodicamente.
Le fasi della riunione
1 – Apertura
L’apertura della riunione è un momento importante e delicato perché contribuisce a formare nei convenuti la prima impressione sulla riunione e quindi influenza la modalità con cui parteciperanno all’evento.
L’apertura è il momento dell’accoglienza (l’accoglienza non va pensata solo come spinta iniziale, ma come condizione di base costante per tutta la durata della riunione; gli effetti sono che la persona rintraccia il senso dello stare in gruppo, prova interesse a partecipare e si sente riconosciuta e valorizzata), della condivisione del lavoro da fare insieme e come tale è una fase centrata sulla relazione, sul riconoscimento delle persone.
All’inizio di una riunione ogni partecipante tende a trovarsi psicologicamente isolato con i suoi pensieri, le sue tensioni, non riesce subito a focalizzarsi sull’evento riunione e sugli obiettivi da perseguire; ognuno può avere una raffigurazione mentale diversa di quello che potrà accadere in riunione. Nella mente dei partecipanti aleggiano domande del tipo “Perché sono qui?”, “Che dovremo fare insieme?”, “Chi condurrà?”, “Quale deve essere il mio ruolo?”, “Quali informazioni devo avere sul tema in questione?”. Le risposte a queste domande e la gestione di questi aspetti costituiscono l’apertura professionale di una riunione.
Gli obiettivi dell’apertura sono:
- stimolare l’interesse dei partecipanti cioè catturare la loro attenzione;
- definire i confini del lavoro;
- favorire l’interazione e una partecipazione attiva, stimolando il coinvolgimento di tutti, facendo sentire ogni partecipante importante.
Non è molto comune la prassi di dare un titolo alla riunione e ovviamente questa esigenza non si avverte nelle riunioni sistematiche tra colleghi, ma è un ottimo strumento per suscitare curiosità e ravvivare energie. Esempio “L’anno della svolta” potrebbe essere un titolo per una riunione di fine anno in cui si comunica un piano ambizioso per l’anno successivo.
Chi apre la riunione saluta tutti i presenti con calore, con un bel volume di voce. Può far seguito una pausa nella quale chi apre guarda i convenuti negli occhi: questo facilita il catturare l’attenzione dei partecipanti.
Vale per le riunioni dove il coordinatore non è conosciuto da tutti o da alcuni partecipanti. Lo scopo è favorire rapidamente la costruzione di una credibilità e autorevolezza del conduttore. Per questo la presentazione deve essere sobria senza esaltazioni e senza elenco dei titoli accademici.
Anche se è stato enunciato nella convocazione è opportuno sempre ricordarlo e, se necessario, specificarlo ulteriormente.
Definisce l’articolazione della riunione cioè i tempi, le modalità di intervento, il metodo di lavoro. Ciò consente di delimitare i confini della discussione. Inoltre fissare i limiti temporali consente di accelerare il passaggio all’azione e invita ognuno a operare più produttivamente.
Esempio: “Dedicheremo la prima mezz’ora a raccogliere le nostre esperienze sul problema, i successivi 45 minuti a cercare le soluzioni e utilizzeremo gli ultimi 30 minuti per definire un possibile piano di azione”.
Servono a chiarire come si dovrebbe lavorare insieme e quindi specificano il contributo che ci si attende dai partecipanti.
Esempio: “Vorrei arrivare a una decisione condivisa che ci permetta di muoverci insieme con la massima sinergia. Non procederemo con la votazione, ma mireremo al consenso.”
Si tratta delle informazioni che tutti debbono assolutamente conoscere sul tema in discussione. È buona regola prima di discutere assicurarsi che tutti abbiano le stesse informazioni di base cioè un background comune. Ciò per evitare che alcuni partecipanti non molto informati su un determinato argomento si sentano a disagio nella discussione e non siano in grado di offrire il loro migliore contributo. Un errore frequente è dare questa base culturale comune e condivisa per scontato.
L’obiettivo di questa fase, che corrisponde allo svolgimento vero e proprio della riunione, è ordinare e contenere i flussi delle interazioni, canalizzandoli in vista del raggiungimento dell’obiettivo prestabilito. È una fase centrata sia sul compito che sulle relazioni.
Si tratta di:
- presidiare i confini della discussione richiamando al focus in presenza di digressioni;
- focalizzare temi e problemi nel senso di approfondirli non limitandosi a stare in superficie;
- non nascondere distanze e divergenze bensì valorizzarne l’apporto provando a dargli senso;
- sottolineare le affinità, i punti di contatto, collegare gli apporti;
- far il punto rispetto all’obiettivo generale, formulare conclusioni intermedie;
- aver cura della partecipazione effettiva, regolare i turni di parola;
- gestire il tempo: non lasciare che i minuti trascorrano in maniera poco intensa e poco fattiva.
Fase conclusiva
Ciò evita che l’interruzione avvenga improvvisamente e permette di rendere più produttivi i minuti a disposizione per trattare i punti più importanti rimasti in sospeso.
Riepilogare il percorso svolto in riunione mette a confronto gli obiettivi condivisi in apertura con i risultati ottenuti, evidenziando se necessario qualche passaggio importante.
Esempio: “Bene, è giunto il momento di concludere. Siamo entrati con l’obiettivo di individuare una decisione sulla comunicazione da dare al nostro personale sulla fase di crisi che stiamo vivendo. Siamo arrivati con fatica ma con soddisfazione a una decisione su cui tutti siamo d’accordo… Abbiamo raggiunto il nostro risultato. Ora…”.
È un ottimo momento per esprimere impressioni sulla riunione. Si possono riconoscere e gratificare i contributi positivi di uno o di tutti i partecipanti. Intendiamo per gratificazione un’osservazione di fatti positivi accaduti, del tipo: “Ringrazio Giuseppe per lo sforzo e l’impegno messo nel chiarirci gli aspetti finanziari…”; oppure si può ringraziare tutti per l’impegno profuso. Il feedback può anche essere negativo nel caso ci sia motivo, del tipo: “Questa riunione non è stata molto produttiva, a mio parere i suggerimenti portati sono stati pochi, rivolti ad aspetti marginali ecc…”.
Una riunione efficace deve tradurre in azioni concrete le transazioni verbali.
Esempio: “Visto che abbiamo raggiunto delle solide conclusioni vediamo le azioni necessarie per mettere in pratica le nostre decisioni: la prima cosa è scrivere una comunicazione per tutto il personale e se ne può occupare Carlo nel pomeriggio… Poi ognuno di voi comunicherà al proprio personale l’incontro per trasmettere il messaggio preparato da Carlo. Io fra un paio di ore vi farò avere il verbale…”
Una riunione ha successo quando gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti e la realizzazione di questi obiettivi comporta quasi sempre un’attività che deve esser espletata nei giorni successivi alla riunione. La prima azione che si suggerisce di fare è quella di redigere il verbale di riunione.
Esso comprende il piano d’azione ed è l’utile strumento scritto che raccoglie le parole pronunciate durante la riunione (dal latino “verba”), proprio al fine di ricordare quanto detto e deciso. È un’interpretazione più o meno sintetica dei fatti e degli interventi, è un atto formale che solitamente non include considerazioni personali quali commenti o impressioni. Può redigerlo chiunque sia convocato alla riunione; in alcune situazioni la sua redazione avviene durante la riunione in maniera tale che, prima che i convenuti se ne vadano, venga letto e approvato. Il verbale deve essere chiaro, sintetico e scritto correttamente in italiano.
Deve contenere:
a) descrizione della riunione: motivazioni, obiettivi, ordine del giorno, elenco dei partecipanti, luogo e tempo;
b) descrizione sintetica dei temi discussi e degli interventi;
c) descrizione delle decisioni prese;
d) impegni assunti dai vari partecipanti con i relativi tempi di esecuzione;
e) elenco delle persone a cui è inviato il verbale;
f) la data dell’eventuale appuntamento organizzativo.
Altre due importanti azioni che suggeriamo di svolgere dopo la riunione sono:
- l’analisi critica della riunione che permette di identificare le aree che potrebbero essere migliorate nelle riunioni successive;
- il monitoraggio del piano d’azione: alla fine della riunione i partecipanti, se condividono il piano d’azione con le relative scadenze ed azioni, sono convinti che lo rispetteranno; quando però ognuno torna al suo lavoro con responsabilità e carichi vari, il piano d’azione rischia di non essere più prioritario; potrà accadere dunque che qualche scadenza slitti e per evitare ciò è utile organizzare un solido monitoraggio del piano d’azione. Ma come? Con un messaggio, precedente la scadenza per ricordare l’impegno e le conseguenze, spesso a catena, di un eventuale ritardo; con un sollecito telefonico precedente la scadenza con il quale si chiede conferma del rispetto dell’impegno.
Il coordinamento
Le azioni del coordinamento
Le azioni che producono coordinamento sono:
- pianificare la riunione;
- realizzare una buona apertura della riunione;
- presidiare l’obiettivo, il tempo e il metodo di lavoro;
- effettuare una buona chiusura e presidiare le attività post-riunione.
Per ciò che riguarda le relazioni, le azioni necessarie perché in riunione ci sia quel clima positivo e fruttuoso per il lavoro sono:
- dare senso all’azione dei componenti del gruppo, cioè rispondere a domande quali “Perché stiamo facendo questo?”, “Dove vogliamo arrivare?”, “Quale vantaggio avremo?”;
- dare energia: incoraggiare l’espressione di forze propositive da parte dei componenti ovvero attivare la voglia di fare, la motivazione, la determinazione verso il raggiungimento degli obiettivi;
- promuovere vicinanza ossia verificare che tutti siano collegati, vicini, reciprocamente raggiungibili, in ascolto pronti a essere chiamati in causa;
- promuovere la coesione del gruppo in riunione.
Chi fa coordinamento
In genere la funzione del coordinamento nelle riunioni viene affidata a un’unica persona, il cosiddetto coordinatore. Il coordinatore diviene colui che ha la responsabilità funzionale della riunione, sia nella fase organizzativa sia in quella realizzativa che di controllo ex post. Il coordinatore non è necessariamente il più alto in grado né il più anziano o il più esperto; può essere nominato ai fini dell’efficacia della riunione per decisione della direzione, per elezione o turnazione.
Le importanti, molteplici e complesse funzioni del coordinatore convergono in un’unica figura.
In alcune organizzazioni e/o per alcune riunioni inizia a praticarsi l’idea del coordinamento come responsabilità diffusa (un esempio è dato dallo scenario), che chiama in gioco tutti i partecipanti della riunione: in questo caso tutti svolgono azioni di coordinamento. Il coordinamento diffuso lascia a ogni componente del gruppo il potere di contribuire al coordinamento e di mettere le sue capacità al servizio dell’attività che il gruppo svolge. Il coordinamento è tanto più efficace quanto più tutti i componenti del gruppo hanno interiorizzato le competenze del coordinamento e sono in grado di passarsi di mano il testimone.
I rischi del coordinamento
Come gestire le riunioni efficaci: Conclusioni
In questa sessione di studio hai appreso le azioni utili da compiere durante una riunione, nei momenti di apertura, svolgimento e chiusura, e dopo la riunione. Hai compreso l’utilità del coordinamento e le azioni che lo realizzano.
In particolare, hai affrontato i seguenti argomenti:
- fasi della riunione (apertura, fase centrale, chiusura)
- attività post-riunione (verbale, analisi critica, piano d’azione)
- coordinamento (caratteristiche, criticità)
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Project Management – Il project management e le Breakdown Structures